YÖNETİMDE PROTOKOL KURALLARI

Yönetimde protokol, bir anlamda “Resmi Görgü Kuralları” demektir.

Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne “Ağabey diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona “ Sayın Müdürüm, sayın Başkanım” demek durumundadır

Yöneticinize daima saygılı hitap edin.Ona taşıdığı unvanına göre” Sayın …….” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi diye hitap edin.

Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın …… veya “ Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.

İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin.

Yöneticiniz “Buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “Müsaadenizle Efendim” diyerek oturun.

Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın.

Üstünüz ve yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.

Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın.

 

Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “ Memnun oldum, teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.

 

Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun.

 

En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

 

Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle ön ilişki kurun.

Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın.

Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.

Protokolde üst daima sağdadır.

Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.

Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin.

Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin.

Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun.

Statünüzü koruyun.

Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.

Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır.

Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur.

Konuşma sırasını buna göre belirleyin.

Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.

Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.

Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur.

Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.

Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de., üstünüz veya akranınızın kendisi ise , o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin.

Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayıp uğurlayın.

Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın.

Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın.

Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.

Denetim için gelenlere fiziki durum mümkünse ayrı bir çalışma odası tahsis edin.

Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın.

Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun.

Onu kendi astınız durumuna düşürmeyin.

Baş yöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Vali’yi geldiklerinde makam koltuğunuza buyur edin.

Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin.

Akranlarınızı kabul ederken, eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir.

İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin.

Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.

Toplantı esnasında çevrenizdekileri görmenizi ve göz iletişimini engelleyecek büyüklükte çiçekleri masayı koymayın

Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça:

Telefonla görüşmeyin,

Evrak imzalamayın,

Başka şeylerle meşgul olmayın.

Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun.

 

Çünkü,” makam , otorite ve hiyerarşi demektir.

 

Akranlarınıza ve astlarınıza adıyla veya ünvanıyla “Ali Bey”, Müdür Bey” , “Sayın Öztürk” veyaSayın Milli Eğitim Müdürü” “ Sayın Şef diye hitap edin.

 

Kurum içinde ast veya üstlerinize “Kızım”üstat” “oğlum” “ağabey yenge” “yeğen” ”abla” demekten kaçının.

 

Erkeklere” beyefendi”, kadınlara “ hanımefendi” diye hitabedin.

Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın.(telefonu açan)

Unutmayın, telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır.

Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın.

Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.

Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir

Resmi konuşma yaparken;

Kesinlikle “ ben demeyin,

Biz” veya “Teşkilatımız,“Müdürlüğümüz” “büromuz” deyin.

Başkalarına daima “Siz” diye hitabedin. Her zaman ve herkese Lütfen deyin ve teşekkür edin.

 

Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin.(zaman hırsızlığı yapmayın)

Ne önce gidip zaman kaybedin, ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.

Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur.

Tanıştırmada;

Küçüğü büyüğe,

Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edin.

Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.

 

Protokolde daima;

Küçük büyüğe,

Kadın erkeğe,

Ast üste selam verir.

Akranlarınıza da önce siz selam verin.

Astlarınızın selamlarına da mukabele edin.

Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.

Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.

Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır. Kadın elini uzattığında erkek ona mukabele etmelidir.

Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz.

Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.

Tebrikatta,tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.(Vali,Vali Yrd.M.E.Md.Md.Teftiş Krl.Bşk.Md.Yrd.Şb.Md. Ok.Md. Şef)

 

Protokolde ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.

 

Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

 

İşyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle özel ilişkilere girişmeyin.(borç isteme, özel iş buyurma)

Mesai arkadaşlarınızı,astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi, özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.

Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.

Sonuç olarak!

Yönetimde başarılı sonuçlar, protokol sistemi içinde, olumlu insan ilişkileri temeline dayanır.

Unutmayınız….

Etiketler:, , ,